Om beter zicht te krijgen op de terugbetalingen van zogenaamde kosten eigen aan werkgevers, zijn de fichevoorwaarden rond onkosten verstrengd.

Kosten die een werknemer of bedrijfsleider maakt tijdens de uitvoering van zijn/haar arbeidscontract zijn een beroepskost voor de werkgever of vennootschap. Zijn die onkosten onderbouwd en de geldende voorwaarden – meldingsplicht – voldaan, dan gelden die kosten afrekbaar als beroepskost.In het verleden waren op de fiscale fiches drie meldingsmogelijkheden voorzien. In een notendop:

• Voor onkosten op basis van bewijsstukken (restaurantbezoeken of parkeertickets, bijvoorbeeld) was de vermelding "ja, bewijsstukken" genoeg.
• Bij forfaitaire vergoedingen bepaald volgens ernstige normen (internet- of telewerkvergoeding, bijvoorbeeld) was de melding "ja, ernstige normen" genoeg.
• Forfaitaire onkosten, niet op basis van ernstige normen, vereisten wel de vermelding van het verschuldigde bedrag.

Deze vermeldingen volstaan niet meer. De nieuwe ficheverplichting is ruimer en eenduidiger: voor elke soort onkosten op fiches 281.10 en 281.20 is het nu verplicht om het bedrag te vermelden – onafhankelijk of de kosten via de payroll worden verwerkt of rechtstreeks worden betaald.

Wie de meldingen niet (correct) doet, ondervindt geen impact op de aftrekbaarheid van de onkostenvergoedingen, maar kan wel een administratieve boete krijgen.