Help, mijn klanten betalen niet!

Is die factuur nu nog steeds niet betaald? Elke ondernemer of zelfstandige krijgt op tijd en stond af te rekenen met een moeilijke betaler. Meestal is het opgelost met een vriendelijke herinnering. Maar wat als de betaling ook dan nog uitblijft? Wat doe je dan? En hoe kan je je wapenen tegen slechte betalers? FiscaCoach to the rescue!

Niet betaald? Geen paniek!

Het is allicht een gewone vergetelheid van je klant. Een vriendelijk telefoontje of mailtje meteen na het verstrijken van de betalingstermijn lost dat meteen op. Twee weken later en nog geen betaling ontvangen? Tja, dan is het tijd voor de eerste officiële herinnering. Die stuur je schriftelijk zonder extra kosten voor de klant. Als je later extra kosten of interesten wil aanrekenen, is deze stap verplicht.

Wat schrijf je in een formele herinneringsbrief?

Maak vriendelijk duidelijk dat het een eerste gratis herinnering is voor een onbetaalde factuur. Verwijs naar het factuurnummer, vermeld het openstaande bedrag én beschrijf de geleverde dienst. Geef je klant een termijn van minstens 14 kalenderdagen om te betalen, en stel dat er na deze termijn verwijlinteresten te betalen zijn.

Een voorbeeldje?

Beste (klant),

Wij merken op dat de betaling van onderstaande factuur nog niet werd ontvangen. Mogelijk is dit een administratieve vergetelheid, en willen we u vriendelijk vragen om het openstaande bedrag alsnog te voldoen binnen 14 kalenderdagen na ontvangst van deze herinnering. Zo vermijdt u bijkomende kosten.

Factuurgegevens:

(Factuurnummer)
(Beschrijving geleverde dienst of goed)
(Factuurdatum)
(Vervaldatum)
(Openstaand bedrag)
(Betalingsreferentie)

Gelieve het bedrag over te maken op (Bankrekeningnummer), op naam van (Bedrijfsnaam), met als mededeling (Factuurnummer).

Heeft u de betaling intussen uitgevoerd? Dan kunt u deze herinnering uiteraard negeren.

Alvast bedankt voor uw snelle opvolging.

Met vriendelijke groet,
(Uw naam, ondernemingsnummer en bedrijfsgegevens)

Nog steeds niet betaald? Dan begint de meter te lopen.

Want dan komen er kosten bij voor je klant. Die heb je vastgelegd in je algemene voorwaarden. Best voorzie je in die voorwaarden een forfaitaire vergoeding die je nu kan aanrekenen. De grootte daarvan is wettelijk bepaald:

20 euro als het verschuldigde saldo lager dan of gelijk is aan 150 euro.
30 euro vermeerderd met 10 % van het verschuldigde bedrag op de schijf tussen 150,01 en 500 euro als het verschuldigde saldo tussen 150,01 en 500 euro is.
65 euro vermeerderd met 5 % van het verschuldigde bedrag op de schijf boven 500 euro met een maximum van 2.000 euro als het verschuldigde saldo hoger dan 500 euro is.

Voorbeeld: is de schuld 1000 euro? Dan mag je dus maximaal 65 + 5 % van 500 euro aanrekenen: dus in totaal 90 euro aan forfaitaire vergoeding.

Daar bovenop komen dan de verwijlinteresten. Die kan je per dag, per begonnen week of begonnen maand aanrekenen, naargelang wat je in je algemene voorwaarden hebt opgenomen. De verwijlinteresten gelden per jaar: dus als je factuurbedrag 10.000 euro bedraagt en je rekent de wettelijke interestvoet van 11,5%, dan moet de klant je een jaar na de vervaldatum 1150 euro aan verwijlinteresten. Dat bedrag deel je dus door het aantal dagen, weken of maanden dat de betaling uitblijft.

Het openstaande bedrag én de bijkomende kosten – interesten en forfaitaire vergoeding – vermeld je in een formele ingebrekestelling die je aangetekend verstuurd. Maak duidelijk dat er bij niet-betaling binnen de termijn (bijvoorbeeld, zeven dagen) mogelijk juridische stappen volgen.

Het laatste redmiddel

Hopelijk komt het niet zover, want al onze klanten zijn vriendelijke mensen die niet graag een incassobureau of een gerechtsdeurwaarder inschakelen. Of zelfs juridische stappen ondernemen. Maar soms is het wel nodig om een grote openstaande schuld te innen. Weeg eerst de kosten en baten zorgvuldig af. Een juridische procedure kost tijd én geld.

Dus hebben we eigenlijk maar één heel belangrijk advies als je geconfronteerd wordt met een moeilijke betaler: klop even bij ons van FiscaCoach aan voor je een hele procedure opstart. Wij helpen je graag om het niet zover te laten komen.

Meer weten?

https://economie.fgov.be/nl/themas/financiele-diensten/schuldenlast/algemene-regels-bij-niet