Wat als al je werknemers op vakantie willen?

Eindelijk vakantie!

’t Is bijna zover, eindelijk komt die welverdiende vakantie eraan. Maar wat als al jouw medewerkers hun vakantieweken op hetzelfde moment willen opnemen? De zaak moet blijven draaien, toch? Hoe pak je dat aan zonder spanningen, én binnen de wettelijke krijtlijnen?

Elke werknemer heeft recht op vakantie. Dat is wettelijk geregeld. Het basisprincipe is dat een personeelslid met een voltijdse arbeidsovereenkomst recht heeft op vier weken wettelijke vakantie per jaar. Naargelang de anciënniteit, afspraken, statuut, werkregime kan dat aantal dagen oplopen. Of verminderen bij deeltijds werk, uiteraard. De vakantiedagen moeten vóór het einde van het kalenderjaar worden opgenomen. Maar hoe en wanneer die vakantie precies genomen wordt, gebeurt altijd in overleg met de werkgever.

Je mag weigeren

Als zaakvoerder mag je een vakantieaanvraag weigeren, maar alleen om geldige redenen. Bijvoorbeeld als de continuïteit van het werk in het gedrang komt. Je moet daarbij wel eerlijk en redelijk blijven, en idealiter is je vakantiebeleid op voorhand duidelijk voor iedereen.

Begin op tijd en communiceer helder

Maak begin van het jaar duidelijk in welke periodes het druk is, wanneer collectieve sluiting eventueel gepland is en wanneer er meer flexibiliteit mogelijk is. Vraag je team om hun vakantieaanvragen tijdig in te dienen, en vermeld duidelijk dat die pas geldig zijn na goedkeuring.

Om discussies te vermijden, werk je best met een vast principe: wie eerst aanvraagt, krijgt voorrang. Als meerdere mensen tegelijk willen weggaan, kan je ook een beurtrolsysteem invoeren. Zorg er in elk geval voor dat iedereen begrijpt waarom bepaalde keuzes gemaakt worden.

Iedereen tegelijk op vakantie? Liever niet

In een klein team is het risico reëel dat de werking in het gedrang komt als te veel mensen tegelijk weg zijn. Daarom is het aangewezen om op voorhand te bepalen hoeveel werknemers er maximaal tegelijk afwezig mogen zijn binnen een bepaald team of op een specifieke functie. Zo blijft de continuïteit verzekerd, ook tijdens de zomer.

Voorzie ook tijdig in back-up: kunnen collega’s taken van elkaar overnemen? Of schakel je tijdelijke hulp in, zoals een jobstudent of freelancer? Met een goede overdracht vermijd je dat terugkerende collega’s overspoeld raken.

En wat met collectieve sluiting?

Wil je je zaak bijvoorbeeld sluiten tijdens het bouwverlof of tussen kerst en nieuwjaar? Dat kan, maar daar zijn wel voorwaarden aan verbonden. Een collectieve sluiting moet ofwel vastgelegd zijn in een cao binnen jouw paritair comité, ofwel opgenomen zijn in het arbeidsreglement na overleg met je werknemers.