Gewoon niemand die de telefoon opneemt of mails beantwoordt, en een bordje aan de deur ‘Gesloten tot 15 augustus’? Kan. Maar echt sympathiek is het niet. Hoe sluit je als ondernemer, zelfstandige of vrij beroeper je (thuis)kantoor een paar weken zonder je klanten voor het hoofd te stoten?
Met deze tips geef je duidelijke info, zonder gedoe – en met behoud van je goede naam.
1. Vertel het op tijd
Laat je klanten ruim op voorhand weten wanneer je gesloten bent. Zet het minstens twee weken van tevoren op je website, in je e-mailhandtekening, op sociale media én in je voicemail. Een korte mail of bericht naar vaste klanten wordt trouwens erg gewaardeerd.
2. Gebruik een out-of-office die écht helpt
Een goede automatische afwezigheidsmelding is goud waard. Hou het kort, vriendelijk en informatief. Van wanneer tot wanneer ben je weg? Beantwoord je tijdens je vakantie geen mails? Zeg dat dan ook. Is er een collega of noodnummer voor dringende zaken? Vermeld dat duidelijk.
Voorbeeldje:
"Bedankt voor je bericht! Ons kantoor is gesloten van 22 juli t.e.m. 15 augustus. Tijdens deze periode beantwoorden we geen mails. Vanaf 16 augustus staan we weer helemaal voor je klaar!"
3. Voicemail vergeten? Da’s een klassieker
Je zou ervan versteld staan hoeveel ondernemers wél een out-of-office instellen, maar niets op hun voicemail zetten. Kort en vriendelijk volstaat: "We zijn met vakantie tot 15 augustus en beantwoorden tot dan geen oproepen. Bedankt voor je begrip!"
4. Zorg voor zichtbaarheid, ook al ben je even weg
Hang een duidelijke boodschap aan je deur of etalage. Zet het ook op je Google-bedrijfsprofiel, zodat klanten niet voor een gesloten deur staan. Een leuke vakantiegroet of persoonlijke boodschap maakt het net dat tikkeltje warmer.
5. Toch bereikbaar voor spoedgevallen?
Wil je tijdens je vakantie tóch bereikbaar blijven voor dringende vragen? Spreek dan op voorhand duidelijke grenzen af met je team of je klanten. En vermeld die ook in je communicatie, bijvoorbeeld: "Voor echt dringende vragen kan je terecht bij collega Pieter via pieter@bedrijf.be."
Tot slot: durf offline te gaan
Een vakantie is er ook voor jou. Je klanten begrijpen dat je even uitrust, zolang je het goed communiceert. Zo kom je na je verlof niet alleen met een frisse kop terug, maar ook met tevreden klanten die zich gerespecteerd voelen. Fijne vakantie gewenst – mét gemoedsrust!