Registreer je "Uiteindelijke Begunstigden"
Sinds 31 oktober is het UBO-register van kracht, maar pas tegen 30 september 2019 moet de eerste informatie overgemaakt zijn. Het UBO-register is een door het FOD Financiën beheerd orgaan waarin vennootschappen hun Uiteindelijke Begunstigden moeten aanmelden. Waarom is dat? Wat zijn Uiteindelijke Begunstigden? Om welke gegevens van welke personen gaat dat? En hoe zit het met privacy?
Waarom het UBO-register?
De vierde Europese anti-witwasrichtlijn (2015) werd in België omgezet in de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten. Op 14 augustus 2018 verscheen het KB dat de modaliteiten van het UBO-register regelt, dat dus op 31 oktober in werking trad en vennootschappen verplicht ten laatste op 30 september de nodige info over de zogenoemde Uiteindelijke Begunstigden over te maken. Het is de bedoeling correcte, actuele en toereikende informatiegegevens over hen beschikbaar te hebben.
En dat geldt voor welke rechtspersonen?
- Vennootschappen opgericht in België, ongeacht hun grootte; ook vennootschappen zonder rechtspersoonlijkheid,
- (Internationale) vzw's en stichtingen,
- Trustees/trusts, fiduciebeheerders.
Wat en wie zijn Uiteindelijke Begunstigden?
- In vennootschappen:
- de personen die (on)rechtstreeks eigenaar zijn van +25% van de stemrechten, van de aandelen of van het kapitaal,
- de personen die op een andere manier zeggenschap hebben, bv. zaakvoerders. Als die er niet zijn: het hoger leidinggevend personeel.
- In vzw's en stichtingen zijn geen aandeelhouders of kapitaal: hier gaat het om de bestuurders, de personen gemachtigd om de vzw te vertegenwoordigen, de personen belast met het dagelijks bestuur, de personen voor wie de vzw of stichting is opgericht of er werken en de personen die langs andere controlemogelijkheden er zeggenschap uitoefenen.
Welke gegevens moeten overgemaakt worden in het register en hoe?
- Identiteitsgegevens:
- Naam en voornaam
- Geboortedatum
- Nationaliteit
- Adres
- Rijksregisternummer of identificatienummer Kruispuntbank en vergelijkbaar identificatiemiddel van land van herkomst
- Datum wanneer de persoon UBO is geworden
- Categorie van UBO:
- Rechtstreeks
- Onrechtstreeks: mét gegevens van de tussenliggende structuur
- Omvang van het uiteindelijke belang, in percentages van aandelen of stemrechten
- Of de persoon de UBO-kwalificatie afzonderlijk of samen met anderen vervult
Invoering van deze gegevens gebeurt online met e-ID via de website van FOD Financiën, onder de applicatie MyMinfin. Elke wijziging in de gegevens van de UBO’s moet binnen de maand gebeuren. Daarnaast moet elk jaar het register bijgewerkt worden. De Thesaurie brengt de UBO op de hoogte wanneer zijn gegevens zijn ingeschreven en bezorgt hem die. De gegevens worden bewaard tot tien jaar na de stopzetting van de activiteiten of het verlies van de rechtspersoonlijkheid.
Opgelet: de vennootschappen of andere rechtspersonen moeten hun UBO’s informeren over:
- hun verplichting om bovenstaande gegevens aan het register mee te delen,
- de registratie en bewaring van die gegevens in het register,
- de naam en het adres van de dienst binnen de administratie van de Thesaurie belast met het beheer ervan,
- de toegangsmogelijkheden tot het register,
- het recht van de UBO om de gegevens op zijn naam in het register te kunnen inzien, te laten verbeteren of verwijderen als die fout zijn,
- de bewaartermijn van de gegevens.
Wat als er niet voldaan wordt aan de registratieplicht?
Er zijn drie mogelijke inbreuken, met telkens een sanctie:
- de vereiste informatie is niet ingewonnen en niet bijgehouden,
- de informatie is niet (tijdig) overgemaakt aan het register,
- de informatie is onvolledig of onjuist overgemaakt aan het register.
Administratieve boete bij elk van deze inbreuken: 250 tot 50.000 euro
Strafrechtelijke boete bij de eerste of tweede inbreuk daarbovenop: 50 tot 5.000 euro (met opdeciemen: 400 tot 40.000 euro
Wie heeft er zicht op die gegevens?
- Politie, parket en de fiscus,
- Organisaties onderworpen aan de preventieve anti-witwaswetgeving kunnen toegang krijgen (aan administratieve kosten en via één bepaald personeelslid): accountants, bedrijfsrevisoren, belastingconsulenten, advocaten, notarissen…
- En sinds de vijfde Europese anti-witwasrichtlijn (2018) elke burger (ook aan administratieve kosten), zonder dat dit gemeld wordt aan de vennootschappen of UBO’s, maar slechts in beperkte mate: voornaam, geboortedatum, verblijfsadres of rijksregisternummer blijven onzichtbaar (zodat de UBO niet identificeerbaar is) en de gegevens zijn enkel via ondernemingsnummer of -naam raadpleegbaar (dus nooit door een natuurlijk persoon), om controle door bv. pers mogelijk te maken en voor het vertrouwen in de integriteit van zakelijke transacties en de financiële wereld.
Echter, elke UBO met een zogenaamd en aantoonbaar "legitiem belang" (minderjarig, handelingsonbekwaam, risico op fraude, chantage…) kan vragen de toegang tot het register te beperken.