‘Wat met onbetaalde facturen?’

Klanten die te laat betalen, kan je als ondernemer missen als kiespijn. Een degelijk factuurbeleid is dan ook een must. FiscaCoach geeft tips over hoe dat eruit kan zien.

Vooraf: duidelijke afspraken

Goeie afspraken maken goeie vrienden, ook als het om je klantencontacten gaat. Wijs hen op je betalingsregeling op het moment dat je een contract afsluit en zorg dat je klant die ergens kan raadplegen. (Een verwijzing naar verwijlinteresten en schadebeding kan je daarin ook opnemen.)
Licht je klant ook in over de verwachte betalingstermijn. Veertien dagen na de levering van een dienst is gebruikelijk, dertig dagen het maximum.

Tijdens: op tijd en tussentijds factureren

Wie laat factureert, kan ook late betalingen verwachten. Maak je facturen daarom zo snel mogelijk na levering op – zo vermijd je ook het risico bepaalde betalingen te vergeten. Houd voor elke klant aantekeningen bij rond jullie overeenkomst (geleverde diensten en afspraken): op het moment dat je herinneringen moet uitsturen, kunnen die van pas komen.

Bij lange werken of een doorlopende opdracht is tussentijds factureren aangewezen. Zo creëer je regelmaat in je klantenrelatie en dek je jezelf deels in: komt een klant de tussentijdse betaling niet na, dan kan je de leveringen of werken opschorten tot het moment dat de betaling in orde gebracht is.

Achteraf: ingebrekestelling en invordering

Bij laattijdige betalingen moet je je klant in gebreke stellen. Zonder een ingebrekestelling kan je in principe niet overgaan tot een invordering en beginnen de verwijlinteresten niet te lopen. Dat je dat doet, is dus belangrijk. Een ingebrekestelling kan gerust telefonisch, waarbij je je klant erop wijst dat de vervaldag is verstreken en hem vraagt wanneer de betaling zal gebeuren.

Blijft een betaling uit, dan is een schriftelijke aanmaning de volgende stap. Voeg daarbij altijd een kopie van de originele factuur toe. Tip: laat de term ‘eerste herinnering’ achterwege. Grote kans dat je aanmaning dan opzij wordt gelegd, aangezien die formulering impliceert dat er nog een herinnering zal volgen.

Een laatste – hopelijk overbodige – stap is een aangetekende zending. Daarin vermeld je de datum en het volgnummer van de eerste factuur en verwijs je naar de eerdere herinneringen en naar de verwijlinteresten en het schadebeding dat je eerder overeenkwam. Om de betaling in orde te brengen, kan je eventueel nog een laatste betaaltermijn toelaten. Geef daarbij wel meteen aan welke stappen zullen volgen als ook die deadline overschreden wordt.
home